Help rent – tietosuojaseloste työnhakijalle
24.10.2022
Rekisterinpitäjällä on tietosuoja-asetuksen mukaan velvollisuus informoida selkeällä tavalla rekisteröityjä. Tämä seloste täyttää informointivelvoitteen.
1. Rekisterinpitäjä
Help Rent Henkilöstöratkaisut , GB-Turva Oy (2701879-6) Yhteystiedot: Keskikatu 4, 45100 Kouvola Yhteystiedot rekisteriä koskevissa asioissa: GB-Turva Oy Puh. 040 683 8818 info@helprent.fi Tietosuojavastaavan yhteystiedot: Paavo Heiskala Puhelin: 041 310 23972. Rekisteröidyt
Rekisterissä on rekisteröity työnhakijoita.
3. Rekisterin pitämisen peruste ja käyttötarkoitus
Rekisterin pitämisen peruste on rekisteröidyn suostumus, sekä lakisääteiset velvoitteet.
Henkilötietojen käsittelyn ja rekisterin käyttötarkoitus
Henkilötietoja käsitellään vain ennalta määriteltyihin tarkoituksiin, jotka ovat seuraavat: Rekisteriin kerätään tietoja, jotka ovat tarpeen työntekijöiden rekrytoinnissa ja välittämisessä sekä työsuhteen luomisessa ja ylläpitämisessä. Henkilötietorekisteriin kerätään vain tietoja, jotka ovat tarpeellisia kunkin tarjolla olevan, hakijan hakeman työtehtävän hoitamisen kannalta. Henkilötietojen kerääminen perustuu työnhakijan antamaan suostumukseen. Henkilötietoja käsitellään työnhakijoiden soveltuvuuden arvioinnissa sekä valitsemisessa tiettyyn tytäryhtiön tai osakkuusyhtiön taikka edellä mainitun/mainittujen asiakkaan tarjoamaan tai avoimena olevaan työtehtävään. Henkilötietoja käytetään myös työnhakijan ja rekisterinpitäjän välisen asiakassuhteen hoitamiseen, ylläpitämiseen ja kehittämiseen; analysointiin ja tilastointiin sekä palvelun tuottamiseen, tarjoamiseen ja kehittämiseen.
4. Rekisteriin tallennettavat henkilötiedot
Asiakasrekisteri sisältää seuraavat tiedot:
Työnhakijan perustiedot:
Etu- ja sukunimi, syntymäaika- ja paikka, osoite, postinumero ja -toimipaikka, puhelinnumero, sähköpostiosoite, sukupuoli, kieli, EU-kansalaisuutta, työlupaa ja työtuntirajoitteita koskevat tiedot, valokuva.
Koulutus ja kokemustaidot:
Koulutus, kielitaito, käydyt kurssit, ammatti, työkokemus, mahdollinen erityisosaaminen, nykyinen sekä aiemmat työsuhteet sekä niiden kesto ja laatu, työterveydentilaa koskevat tiedot (siltä osin kuin tarpeellisia työtehtävien kannalta), suosittelijat, ajokorttitiedot ja auton käyttömahdollisuus.
Työnhakijan toiveet:
Toiveet työhön sijoittumisesta ja työpaikasta, palkkatoive, toivottu työntekopaikka, toivottu työn aloittamis- sekä päättymisajankohta, muut toiveet.
Haastattelutiedot:
Haastattelujen perusteella todennetut tiedot kuten kirjatut tiedot sekä videonauhoitteet.
5. Rekisteröidyn oikeudet
Rekisteröidyllä on seuraavat oikeudet, joiden käyttämistä koskevat pyynnöt tulee tehdä osoitteeseen tyonhaku@henkilostotalo.fi.
Tarkastusoikeus
Rekisteröity voi tarkistaa tallentamamme henkilötiedot.
Oikeus tietojen oikaisemiseen
Rekisteröity voi pyytää oikaisemaan häntä koskevat virheelliset tai puutteelliset tiedot.
Vastustamisoikeus
Rekisteröity voi vastustaa henkilötietojen käsittelyä, mikäli kokee, että henkilötietoja on käsitelty lainvastaisesti.
Suoramarkkinointikielto
Tietoja ei käytetä suoramarkkinointiin.
Poisto-oikeus
Rekisteröidyllä on oikeus pyytää tietojen poistamista, jos tietojen käsittely ei ole tarpeen. Käsittelemme poistopyynnön, jonka jälkeen joko poistamme tiedot tai ilmoitamme perustellun syyn, miksi tietoja ei voida poistaa. On huomioitava, että rekisterinpitäjällä voi olla lakisääteinen tai muu oikeus olla poistamatta pyydettyä tietoa. Rekisterinpitäjällä on velvollisuus säilyttää kirjanpitoaineisto Kirjanpitolaissa (luku 2, 10 §) määritellyn ajan (10 vuotta) mukaisesti. Tämän vuoksi kirjanpitoon liittyvää aineistoa ei voida poistaa ennen määräajan umpeutumista.
Suostumuksen peruuttaminen
Jos rekisteröityä koskeva henkilötietojen käsittely perustuu ainoastaan suostumukseen, eikä esim. asiakkuuteen tai jäsenyyteen, voi rekisteröity peruuttaa suostumuksen.
Rekisteröity voi valittaa päätöksestä tietosuojavaltuutetulle
Rekisteröidyllä on oikeus vaatia, että rajoitamme kiistanalaisten tietojen käsittelyä siksi aikaa, kunnes asia saadaan ratkaistua.
Valitusoikeus
Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus tietosuojavaltuutetulle kantelu, jos hän kokee, että rikomme henkilötietoja käsitellessämme voimassa olevaa tietosuojalainsäädäntöä. Tietosuojavaltuutetun yhteystiedot: https://tietosuoja.fi/yhteystiedot.
6. Säännönmukaiset tietolähteet
Asiakastiedot saadaan säännönmukaisesti:
- Asiakkaalta itseltään asiakassuhteen syntyessä
- Asiakkaalta itseltään verkkolomakkeen kautta
7. Säännönmukaiset tietojen luovutukset
Luovutamme tietoja konserni- tai osakkuusyhtiöille työnhakija-/työntekijäkäsittelyä varten sekä asiakasyritykselle työnhakija-/työntekijäkäsittelyä varten. Luovuttaja sekä mahdollisesti luovutuksensaajat ovat sitoutuneet noudattamaan tietosuoja-asetuksen vaatimuksia.
Käytämme suoramarkkinointiin ja viestintään Spotmore-palvelua. Spotmorelle siirretään käyttäjistä etunimi, sukunimi ja sähköpostiosoite sekä sähköpostin kohdentamiseen tarvittava tieto käyttäjäryhmistä. Lisätietoja: http://www.spotmore.fi/tietosuojaseloste/.
Olemme varmistaneet, että kaikki palveluntarjoajamme noudattavat tietosuojalainsäädäntöä.
8. Käsittelyn kesto
- Käsittelyn kesto on työnhakijoiden kohdalla oletuksena 365 päivää, ellei erikseen muuta sovita.
- Työntekijöiden kohdalla lakisääteinen 6 vuotta, lakisääteisten velvoitteiden täyttämiseksi vaadittavien tietojen osalta.
9. Henkilötietojen käsittelijät
Rekisterinpitäjä ja tämän työntekijät käsittelevät henkilötietoja. Voimme myös ulkoistaa henkilötietojen käsittelyn osittain kolmannelle osapuolelle, jolloin takaamme sopimusjärjestelyin, että henkilötietoja käsitellään voimassa olevan tietosuojalainsäädännön mukaisesti ja muutoin asianmukaisesti.
10. Tietojen siirto EU:n ulkopuolelle
Henkilötietoja ei siirretä EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle.
11. Automaattinen päätöksenteko ja profilointi
Emme käytä tietoja automaattiseen päätöksentekoon tai profilointiin.